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宿 迁 学 院
院长办公室工作职责
院长办公室职责范围
参谋辅助 政策咨询
制度建设 档案管理
综合协调 督促检查
公文处理 信访办理
会议组织 来宾接待
印信管理 保守秘密
外事联络 国际交流
工作职责
施正荣(主任)
一、主持院长办公室全面工作。分管行政秘书科、档案室。
二、负责院长办公会议及其他重要会议的组织安排。
三、负责综合协调工作。
四、负责审核院印、院长名章及办公室印章使用。
五、负责上级文件和处级单位上报学校文件的拟办工作。
六、组织和主持草拟全校性工作计划、工作总结、事业发展规划，董事会等重大会议材料。负责学院公文的起草与审核工作，负责公文印制前的复核工作。负责校领导重要讲话稿的起草工作。负责《院长办公会议纪要》审核。
七、负责行政办公制度建设工作。
八、负责学校年鉴、大事记和统计资料的编纂工作。
九、负责档案建设与管理工作。
十、研究制定院长办公室工作计划，统筹安排各项工作。搞好院长办公室的思想建设、作风建设、制度建设、业务建设和环境建设。
十一、负责院长办公室经费审批与管理工作。
十二、组织处理院领导交办的其他工作。
武灵芝(副主任)
电话：84201700
一、协助主任做好院长办公室职责范围内的各项工作。分管外事接待科。
二、统筹安排学院外事联络、接待，对外交流与合作，外教引进与管理等工作。
三、负责学院公务接待及相关各项活动的安排工作。
四、联系与协调车队工作。
五、负责院领导日常服务与办公室内务管理。
六、负责院长办公室人员考勤与考核。
七、负责办公环境的建设和管理工作。
八、承办院领导及主任交办的其他工作
行政秘书科
张正娟
电话：84202300
1.协助办公室主任负责迎新、运动会、开学典礼、毕业典礼等各项常规工作的协调。
2.负责全校作息时间和节假日放假通知及值班工作的统一安排与组织。
3.负责与省教育厅、市政府及相关部门的工作联络。
4.负责全院性会议的会务工作，包括大会的会场布置、票务安排、人员通知和现场考勤等工作。
5.负责学院董事会的准备与会场服务及各种临时性会议的安排与组织工作。
6.负责日常会议通知，定期更新编制学院通讯录。
7.负责院领导用车安排和车辆费用核算与结算。
8.负责办公室账务管理、办理院领导及办公室人员报销业务。
9.负责办公室人员考勤及津贴、奖金的领取和分发。
10.负责院长办公区、会议室及办公室固定资产管理工作。
11.完成院领导、办公室各位主任交办的其他工作。
周东虎
电话：84202300
1.负责学院印鉴、校长名章、院长办公室印章等各类印章的管理和使用。
2.负责各专门委员会印章、全院行政、业务部门的印章刻制、启用和收缴封存。
3.负责行政介绍信、公务电报、便函的管理和使用工作。
4.起草与编印董事会、院长办公会、共建签状会、院领导参加的其他重要会议的会议材料。
5.负责院长在开学典礼、毕业典礼、教职工大会等重大活动上的讲话稿，代拟厅领导或市领导在我院重要会议或重大活动中的讲话稿。
6.负责学院学期、年度及学年度工作计划与总结及工作任务分解。
7.负责学院及各部门工作计划、目标、总结的汇编。
8.协助做好年鉴、大事记、行政类规章制度等编写工作。
9.负责办公室电话与传真日常管理。
10.完成院领导、办公室各位主任交办的其他工作。
夏
飞
电话：84202088
1．负责上级行政机关文件、院长办公会议以及各种专门会议精神的布置
2.做好与督办的衔接工作，及时反馈工作情况。
3.负责学院每周工作安排及院领导会议通知和重大事务提醒。
4.负责上级领导机关和院内各单位来文拟办、传阅与办理。
5.负责院发文件的核稿、登记、编号、印制、用印、上报、下发、归档。
6.负责全院行政类公文的扎口管理。
7.负责办公室文件、资料汇编工作。
8.协助分管主任做好一般性事务文书工作，如学院常规工作布置通知，各种临时性事务简便通知，行政类通告，对外联系工作便函及院领导交办的信函，贺电、唁电等礼仪类文书等）。
9．协助做好档案工作。
10.完成院领导、办公室各位主任交办的其他工作。
范艳丽
电话：84201900
1.负责院领导及办公室环境卫生。
2.负责院领导和院长办公室办公用品的购置、分发。
3.负责及时缴纳办公室电话费。
4.负责办公室仓库和第一、第二会议室的管理。
5.做好日常值班、接转电话及校外来电记录工作。
6.负责院领导及院长办公室报纸、刊物的订阅、领取、分发及日常管理。
7.负责院领导及院长办公室的信件、包裹签收、领取与邮寄工作。
8.完成院领导和办公室负责人临时交办的其他工作。
张丽萍
电话：84201900
1.负责学院行政及办公室公文编号与的印制工作。
2.负责文印室设备的日常维护工作。
3.负责文印室打印消耗材料的采购与管理工作。
4.负责文件印制过程中的保密工作。
5.协助做好文件分发、校报与简报寄发等工作。
6.负责学院文头纸的印制与保管。
7.协助做好网上办公工作。
8.完成院领导和办公室负责人临时交办的其他工作。
乔小燕 宋年华 电话：84204939
负责全院信件、报刊、杂志的收发工作。
外事接待科
丁
坤
电话：84203000
1.负责日常外事工作。
2.负责拟定和落实学院各项涉外管理规章制度，协调学院的涉外活动，扎口管理学院的涉外事务。
3.负责外事礼仪教育。
4.负责学院外事网页的更新与维护，做好对外宣传工作。
5.负责按聘用单位要求联系聘请外专外教，并做好资格审核、信息报送和证件办理工作。
6.负责迎接新聘外传外教来校工作。
7.负责做好外专外教工作合同的制定、修改及签订工作。
8.负责学院《聘专单位资格认可证书》的年审及认证工作。
9.负责做好和国外友好学校、科研或培训机构的联系工作。
10.负责学院因公出国（境）人员的文件报批及相关手续办理工作。
11.负责与省市相关职能部门的日常联系及公关工作。
12.负责礼品定制及管理工作。
13.负责中外合作办学项目的联系、落实、申报、启动、管理等工作。
14.负责来学院专访宾客接待方案的拟定及相关联系工作。
15.负责领导外出参加外单位活动安排（包括通知、车辆安排等）
16.完成院领导及各位主任交办的其它工作。
张 楠
电话：84203000
1.负责做好部门日常翻译工作。
2.负责做好外国专家来校考察访问等的接待、翻译、协调工作。
3.负责做好国际信函、校际交流来往信件、校际交流协议的起草翻译工作。
4.负责学院涉外文件收发及外事档案的整理、立卷和建档归档工作。
5.负责外专外教的日常生活管理和服务工作。
6.负责外教资历证明、简历、聘其工作情况等材料的收集和、整理和归档工作。
6.负责外事公共信箱日常信件的查阅，并及时向分管负责人汇报。
7.负责国外赠送学院礼品的登记和保管工作。
8.负责做好来校参观访问团组的接待与讲解等工作。
9.
完成领导及各位主任交办的其它工作。
档案室
朱青梅
徐健 电话：84202882
一、负责档案室基本建设
（一）负责档案室必须的软硬件配备。
（二）负责档案制度建设
二、负责档案收集与管理
（一）办理全院性档案收集、整理、转递等各类相关工作。
（二）指导和协助各处室、各系（部）做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作；接收各处室、各系（部）移交的档案，并进行科学管理。
（三）保守档案机密、确保档案安全，维护档案的完整性、系统性；做好档案的保护工作，最大限度的延长档案的寿命。
三、负责档案利用与服务
（一）做好档案的开放和提供服务工作。
（二）开展档案编研工作，多途径、多形式的开发档案信息资源。
四、负责综合统计。做好综合统计各项工作，报送综合统计信息。 |
